ประโยคที่นิยมใช้เขียน E-mail เป็นภาษาอังกฤษ

หลักการใช้คำขึ้นต้น e-mail ซึ่งในภาษาอังกฤษ เรียกว่า “Salutation” กันก่อน ดังนี้

• ในกรณีที่เป็นทางการ ให้ใช้คำขึ้นต้นว่า 
Dear Mr. / Ms. / Dr. / Professor + นามสกุลผู้รับ + comma (,) หรือ colon (:)

อาทิเช่น “Dear Mr. Hogan:” หรือ “Dear Ms. Lane,” เป็นต้น 

โดยถ้าเป็นผู้หญิง คุณอาจจะใช้คำว่า “Ms.” ซึ่งจะเหมาะกว่าคำว่า “Miss” (นางสาว) หรือ “Mrs.” (นาง) เพราะสามารถใช้ได้ทั้งกับผู้หญิงที่ยังโสดหรือแต่งงานแล้วก็ได้ และต้องตามด้วยนามสกุลนะครับ ไม่ใช้ชื่อต้นอย่างที่คนไทยนิยมเรียกกัน และให้ลงท้ายด้วยเครื่องหมาย comma (,) หรือ colon (:) ซึ่งถ้าใช้ colon จะเป็นทางการกว่า comma

• ในการเขียน e-mail จะต่างจากการขึ้นต้นจดหมายทั่วไป เพราะคุณสามารถละคำว่า “Dear” ได้ เช่น “Ms. Lane,” เป็นต้น

• คุณอาจจะเรียกชื่อต้นของผู้รับได้ในกรณีที่ผู้รับลงท้าย e-mail ที่ส่งมาให้คุณก่อนหน้านี้ด้วยชื่อต้น หรือในกรณีที่คุณรู้จักผู้รับเป็นอย่างดีและเรียกชื่อต้นเวลาพูดคุยกัน ซึ่งจะเป็นการแสดงความเป็นกันเองและสนิทสนมคุ้นเคยกันมากขึ้น เช่น “Karen,” หรือ “Hi Karen,”

• กรณีที่ไม่สามารถระบุชื่อผู้รับได้ คุณอาจจะใช้วลีว่า “To Whom It May Concern:” หรือ “Dear Sir or Madam:” ซึ่งแปลเป็นภาษาไทยได้ว่า “เรียนท่านผู้ที่เกี่ยวข้อง” หรืออาจใช้ “Dear + ตำแหน่ง” ก็ได้ เช่น “Dear Sales Manager:”, “Dear Customer:” หรือจะละคำขึ้นต้นไปเลยก็ได้ แต่ห้ามใช้ “Dear + ชื่อบริษัท” เช่น “Dear X company:”

• สำหรับคำลงท้าย การเขียน e-mail มักจะไม่ต้องลงท้ายด้วย “Sincerely,” หรือ “Your truly,” เหมือนจดหมาย แต่เรามักจะนิยมใช้ “Regards,” หรือ “Best regards,” แล้วลงชื่อผู้ส่งในบรรทัดต่อมา ซึ่งถ้าคุณไม่เคยติดต่อผู้รับมาก่อนและอยากให้เป็นทางการ อาจจะลงท้ายด้วยชื่อต้นและนามสกุลแบบเต็มยศ เช่น

I am looking forward to hearing from you.
Stefan Gill

รูปแบบประโยคนี้ควรจำเพื่อนำไปใช้เลยนะครับ “I am looking forward to + กิริยาเติม ing” หรือถ้าไม่เป็นทางการมากนักอาจจะใช้ “Looking forward to + กิริยาเติม ing” แปลเป็นไทยว่า “ฉันตั้งหน้าตั้งตารอที่จะ...” หรือถ้าคุณอยากลงท้ายด้วยการฝากความคิดถึง คุณอาจจะใช้คำว่า “Give my regards to…” หรือ “Best wishes to…” แต่ถ้าเป็นคนสนิทกันอาจลงท้ายแบบเป็นกันเองว่า “Speak to you soon” หรือ “See you soon” หรือ “Bye (for now)” หรือ “All the best” ก็ได้

เมื่อเกริ่นถึงคำขึ้นต้นและคำลงท้ายแล้ว ต่อไปผมจะยกตัวอย่างรูปประโยคที่นิยมใช้ในการเขียน e-mail ซึ่งมีแบบทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการให้คุณลองนำไปใช้ในการเขียน e-mail ในชีวิตประจำวันดูนะครับ

การอ้างถึงการติดต่อครั้งก่อน (Previous Contact)

แบบเป็นทางการ (Formal)

- Thank you for your e-mail of …(ขอบคุณสำหรับ e-mail ของคุณเรื่อง…)
- Further to your last e-mail, …(อ้างถึง e-mail ล่าสุดของคุณ, ...)
- I apologize for not getting in contact with you before now. (ต้องขอโทษด้วยที่ไม่ได้ติดต่อคุณก่อนหน้านี้)

แบบไม่เป็นทางการ (Informal)

- Thanks for your e-mail. (ขอบใจสำหรับ e-mail ของคุณ)
- Re your e-mail, … (อ้างถึง e-mail ของคุณ, ...)
- Sorry I haven’t written for ages, but I’ve been really busy. (ขอโทษที่ไม่ได้เขียนหาคุณมานาน ฉันยุ่งจริงๆ)

จุดประสงค์ของการเขียน e-mail (Reason for Writing)

แบบเป็นทางการ (Formal)
- I am writing in connection with…หรือ I am writing with regard to…
(ฉันเขียนมาเกี่ยวกับ...)
- In reply to your e-mail, here are… (เพื่อตอบ e-mail ของคุณ, นี่คือ...)
- Your name was given to me by… (ฉันได้ชื่อของคุณมาจาก...)
- We would like to point out that… (เราอยากจะชี้แจงว่า...)

แบบไม่เป็นทางการ (Informal)
- Just a short note about…หรือ I’m writing about… (ฉันเขียนมาเกี่ยวกับ...)
- Here’s the … you wanted. (นี่คือ ... ที่คุณต้องการ)
- I got your name from… (ฉันได้ชื่อของคุณมาจาก...)
- Please note that… (ขอให้ทราบว่า...)

ให้ข้อมูล (Giving Information)

แบบเป็นทางการ (Formal)
- I’m writing to let you know that…(ฉันเขียนมาเพื่อให้คุณทราบว่า...)
- We are able to confirm that…(เราอยากจะยืนยันว่า...)
- I am delighted to tell you that…(ฉันดีใจที่จะบอกคุณว่า...)
- We regret to inform you that…(เราเสียใจที่จะแจ้งให้คุณทราบว่า...)

แบบไม่เป็นทางการ (Informal)
- Just a note to say… (แค่อยากจะบอกว่า...)
- We can confirm that… (เรายืนยันว่า...)
- Good news! (ข่าวดี!)
- Unfortunately, … (โชคไม่ดี,...)

การแนบไฟล์ (Attachment)

แบบเป็นทางการ (Formal)

- Please find attached my report. โปรดดูรายงานของฉันในไฟล์แนบ

- I’m sending you…as a pdf file. ฉันส่ง....มาให้คุณในไฟล์รูปแบบ pdf




แบบไม่เป็นทางการ (Informal)

- I’ve attached…. ฉันแนบ...

- Here is the…. you wanted. นี่คือ....ที่คุณต้องการ




สอบถามข้อมูล (Asking for Information)

แบบเป็นทางการ (Formal)

- Could you give me some information about…? กรุณาส่งข้อมูลเกี่ยวกับ…ให้ฉันได้ไหม?

- I would like to know… ฉันอยากทราบ...

- I’m interested in receiving/finding out… ฉันสนใจที่จะได้รับ...

แบบไม่เป็นทางการ (Informal)

- Can you tell me a little more about…? คุณช่วยบอกฉันเพิ่มเติมเกี่ยวกับ....ได้ไหม?

- I’d like to know… ฉันอยากรู้...

- Please send me… ช่วยส่ง….มาให้ฉัน




ขอร้อง (Requests)

แบบเป็นทางการ (Formal)

- I’d be grateful if you could… ฉันขอบคุณถ้าคุณช่วย...

- I wonder if you could… คุณกรุณาช่วย....ได้ไหม?

- Do you think I could have…? คุณพอจะช่วยฉันให้มี....ได้ไหม?

- Thank you in advance for your help in this matter. ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความช่วยเหลือ




แบบไม่เป็นทางการ (Informal)

- Please could you… คุณช่วย...ได้ไหม?

- Could you…? คุณช่วย...ได้ไหม?

- Can I have…? ฉันอยากได้....ได้ไหม?

- I’d appreciate your help on this. ฉันซาบซึ้งในความช่วยเหลือของคุณ



เสนอความช่วยเหลือ (Offering Help)

แบบเป็นทางการ (Formal)

- Would you like me to…? คุณอยากจะให้ฉัน....หรือไม่?

- If you wish, I would be happy to… ถ้าคุณต้องการ ฉันเต็มใจที่จะทำ...

- Let me know whether you would like me to… บอกให้ฉันรู้ว่าคุณอยากจะให้ฉัน...หรือไม่




แบบไม่เป็นทางการ (Informal)

- Do you want me to…? คุณต้องการให้ฉัน...ไหม?

- Shall I…? ฉันจะ...ได้ไหม?

- Let me know if you’d like me to…? บอกให้ฉันรู้ว่าคุณอยากจะให้ฉัน...หรือไม่




ประโยคส่งท้าย (Final Comments)

แบบเป็นทางการ (Formal)

- Thank you for your help. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ

- Do not hesitate to contact us again if you require any further information. อย่าลังเลที่จะติดต่อเราอีกครั้งถ้าคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

- Please feel free to contact me if you have any questions. My direct line is… ตามสบายถ้าจะติดต่อฉันในกรณีที่มีคำถามอื่นๆ สายตรงถึงฉันคือ...




แบบไม่เป็นทางการ (Informal)

- Thanks again for… ขอบคุณอีกครั้งสำหรับ…

- Let me know if you need anything else. บอกให้ฉันรู้ถ้าคุณต้องการอะไรเพิ่มเติม



- Just give me a call if you have any questions. My number is… เพียงโทรหาฉันถ้าคุณมีคำถามอื่นๆ เบอร์ของฉันคือ...

คลิปที่น่าสนใจ: 

Learn English - How to write a Formal Letter?
Writing a Personal Letter